La gestion des sources dans Singletree

La gestion des sources alimente régulièrement le débat dans la communauté des généalogistes, en témoignent ces intéressants billets de blogs, par Clément Bècle ou Laurent Monpouet.

Dans un logiciel de généalogie basé sur les preuves (dans lequel la saisie se fait par actes), et non sur les conclusions (dans lequel la saisie se fait par individus), la gestion de la source des informations présentées est primordiale car la règle d’or est: toute information doit être sourcée.

Dans Singletree, la gestion des sources est calquée sur la principale méthode d’accès aux sources authentiques par le généalogiste ou l’historien (on ne parle ici que de sources authentiques, primaires – le système n’a vocation à gérer que ce type de documents) :

  • on se rend (physiquement ou virtuellement) dans un dépôt d’archives ou une bibliothèque
  • on demande à consulter un document, qui est décrit par une cote

Description de la source

La source est donc décrite par deux notions :

  • le dépôt dans lequel elle se trouve
  • la cote sous laquelle elle est accessible dans ce dépôt

Cela suffit à décrire l’ensemble des documents d’archives français dont la gestion est envisagée dans Singletree : Etat-Civil, registres de catholicité, actes notariés, recensements, tables de successions, registres matricules, …

Lien entre acte et source

Pour chaque acte saisi (ou faisant partie d’un lot d’actes importés via un fichier CSV) la source doit être mentionnée. Ceci est valable pour tous les actes de plus de 120 ans, qui sont accessibles à tous les utilisateurs.

dabremont

Acte de naissance de 1897. Erreur lors de la saisie de l’acte : le dépôt d’archives et la cote doivent être mentionnées. 

Une fois saisie la source est disponible sur la fiche de chaque acte, dans le cartouche « Source », accompagnée du lien permanent (ark) vers l’image correspondante, sur le site du service d’archives concernée, si ce lien a été saisi.

source.png

Le cartouche « Source », sur la fiche d’un acte, avec lien vers l’image ark.  

Les actes de moins de 120 ans obéissent à des règles particulières, pour « coller » à une recommandation de la CNIL (voir le résumé qu’en fait Bruno Ricard) qui vise à protéger la vie privée des individus,  et qui, bien qu’elle ne s’adresse qu’aux services d’archives, n’en est pas moins pertinente. Pour ces actes, la cote peut ne pas être renseignée.

Pour résumer, en exemples :

Date de l’acte Cote Exemple
Plus de 120 ans Obligatoire AD Aisne, 5Mi 1628
Moins de 120 ans Facultatif

 
La saisie est facilité (et encadrée) par un dictionnaire des dépôts d’archives, disponible dans le système et partagé entre tous les utilisateurs. Il contient l’ensemble des dépôts d’archives et bibliothèques où sont conservés les types d’actes gérés. Le choix du dépôt « Archives privées » permet de pallier à des situations particulières (par exemple le cas de certains actes notariés dont la minute a disparue, mais dont des copies subsistent dans des chartriers privés).

dépôts

Aide au choix du dépôt d’archives ou bibliothèques, via le dictionnaire des sources. 

Le fait que toutes les cotes des actes soient renseignées permet, via le moteur de recherche, d’afficher la liste des actes existant sous une cote donnée.

Analogie avec la « norme » GEDCOM 

Le dépôt correspond au tag « REPO » (repository) du GEDCOM. La cote correspond au tag « CALN » (call_number).

Attributs complémentaires de la source 

A court-terme (mais pas pour la version initiale) il est prévu de donner un accès à l’édition du dictionnaire des sources afin de pouvoir affecter à une source des attributs complémentaires :

  • « alias » : afin de pouvoir associer source manuscrite et la même source, microfilmée, par exemple, présentes sous forme de deux cotes différentes dans le système d’information du dépôt d’archives
  • lieu normalisé par son code géographique officiel ou étendu (ex: PIERREFONDS (60491)), description (ex: ‘Etat-Civil’) et dates extrêmes : ces champs doivent permettre de proposer automatiquement des cotes à l’utilisateur, lors de la saisie manuelle d’un acte.

Des commentaires 😉  ?

Si vous êtes intéressés par cette approche de la généalogie et par le concept d’arbre universel, suivez-nous sur Twitter (@singletree2017) ou rejoignez la communauté des futurs utilisateurs.

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